Coreplast Laitila Oy

Laadukkaita muovituotteita ja asiakaspalvelua

Varsinaissuomalainen Coreplast Laitila Oy valmistaa ja toimittaa visuaalisesti vaativia ja mittatarkkoja muovituoteratkaisuja. Yrityksen liiketoiminnan keskiössä on asiakkaita kunnioittava toiminta. Coreplastin toiminta perustuu sertifioituihin laatu- ja ympäristöjärjestelmiin, jotka takaavat toimivat sisäiset ja ulkoiset prosessit, laadukkaan asiakaspalvelun ja lopputuotteet.

Laatua myös laadunhallinnan dokumentaatioon

Coreplastin sertifioituja laatu- ja ympäristöjärjestelmiä auditoivat niin asiakkaat kuin viralliset auditoijatkin. Yrityksen noudattamat standardit edellyttävät, että toimintakäsikirjan koko muutosketju on kyettävä osoittamaan uuden ohjeen laadinnasta sen hyväksyntään saakka. Tiedot tulee olla koostettavissa, niihin liittyvä muutostenhallinta osoitettavissa, sekä niiden asianmukainen säilyttäminen ja käsittely todennettavissa. Tämän vuoksi dokumentoidun tiedon versionhallinnan, siihen liittyvien lokitietojen keräämisen sekä  sähköisen audit trailin (kirjausketjun) keräämisen suunnittelu ja toteutus oli ensiarvoisen tärkeää. 

Jotta tämä pystyttiin toteuttamaan, yritys etsi ratkaisua, joka tukee laatu- ja ympäristöjärjestelmien dokumenttienhallintaa. Laatudokumentaation päivitys etenee vakioidun hyväksyntäprosessin mukaan: laatija > tarkastaja > hyväksyjä. Yrityksen laadunhallinnan dokumentaatiota hallittiin aiemmin verkkolevyn kansiorakenteissa. Laatudokumenttien hyväksyntäkierron kulkua ei voitu todentaa jälkikäteen eli audit trail puuttui. Hyväksyntäkierron kustakin vaiheesta puuttui sähköinen allekirjoitus sekä hyväksyntäkierroksen manuaalisuus vaati asioiden muistamista ja jatkuvaa valvontaa. Oli tarve löytää ratkaisu, joka auttaa yritystä hallinnoimaan laatudokumentaatiota sekä kaikkia sen prosessin eri vaiheita. 

Yksi ratkaisu – useita hyötyjä

Konica Minolta toimitti Coreplastille M-Files-tiedonhallintaratkaisun, jonka avulla laadunhallinta pystytään hoitamaan yhdestä järjestelmästä. Toimintakäsikirja kaikkine tasoineen tuotiin tiedonhallintajärjestelmään, ja tasojen välille luotiin käsikirjan mukainen hierarkia. Näin laatudokumentaatiota on helppo hyödyntää. 

Dokumentaatiota ja löydettävyyttä helpottamaan otettiin tiedonhallintajärjestelmässä käyttöön kohdetyypit. Tuotenimikkeet tuotiin toiminnanohjausjärjestelmästä omiksi kohdetyypeikseen, joten kaikki tuotteisiin liittyvä dokumentaatio on helposti löydettävissä tuotenimikekohtaisesti. Myös asiakkaat tuotiin järjestelmään omiksi kohdetyypeikseen. Näin tuotenimikkeet voidaan kytkeä suoraan asiakkaisiin, jolloin asiakaskohtainen dokumentaatio löytyy heti. 

Laadunhallinnassa käytetään yhtä kokonaisratkaisua laatudokumenttien, kuten yleisten toiminta-, työ- ja tarkastusohjeiden laatimiseen, hyväksyntäkiertoon ja hallinnointiin. Laatudokumentin luominen tai sen päivittäminen tapahtuu aina kyseisen dokumentin työversion laadinta-tarkastus-hyväksyntäkierron kautta. Hyväksyntäkierroksen viimeisessä vaiheessa – lopullisessa hyväksynnässä – on käytössä sähköinen allekirjoitus. Se on myös vahvistus siitä, että valmisteilla ollut versio laatudokumentista voidaan julkaista organisaation käyttöön. Hyväksyntäkierron työnkulkuun on sisäänrakennettu tehtävänannot ja sähköpostimuistutukset vastuuhenkilöille. Kun työversio hyväksytään julkaistavaksi, muodostaa järjestelmä työversion pohjalta pdf- muodossa olevan tallenteen, ja muuttaa käyttöoikeuksia niin, että tallenne on kaikkien luettavissa. Samalla aiempi voimassa ollut versio siirretään arkistoon, siihen lisätään vesileima ”ei käytössä” ja sen käyttöoikeudet rajoitetaan koskemaan vain laadunhallinnan vastuuhenkilöitä. 

Ratkaisu kerää ja ylläpitää sähköistä käyttölokia laatuvaatimusten mukaisesti, joten tietojen poistaminen tai muuttaminen ei ole mahdollista ilman selviä jälkiä. Laatudokumenttien käyttöoikeuksia voidaan hallita useammalla tavalla. Käyttöoikeuksilla voidaan määrittää käyttäjien tiedostojen luku-, muokkaus- ja poistamisoikeudet. Lisäksi käyttöoikeuksilla hallitaan laatudokumenttien elinkaaren eri vaiheet, esimerkiksi tuotannon työntekijöillä työohjeet näkyvät vasta julkaistuina. Ratkaisussa on myös versiointi ja aukoton audit trail. 

Toteutetussa ratkaisussa asiakastiedot, sekä tuotenimikkeet tuotekoodeineen tuotiin Coreplastin ERP- järjestelmästä  M-Filesiin, mikä mahdollisti samalla asiakkaisiin ja tuotteisiin liittyvän tiedon hallintaa.  Ratkaisu toteutettiin SaaS-palveluna.

Nyt selkeä ja hallittu toimintamalli laadunhallinnassa tarjoaa paljon hyötyjä Coreplast Laitila Oy:lle: 

• varmistaa vaatimustenmukaisen toiminnan
• tehostaa koko henkilöstön työskentelyä parantaen kilpailukykyä
• vähentää toimintaan liittyviä riskejä
• tarjoaa kyvykkyyden vastata päämiesten sekä auditoijien odotuksiin
• turvaa yhteistyön jatkuvuuden kumppanien kanssa
• vapauttaa laatuhenkilöstön aikaa rutiininomaisista tehtävistä jatkuvan parantamisen hankkeisiin

Toimiva yhteistyö takaa onnistuneen lopputuloksen

Ratkaisun suunnittelun ja toteutuksen aikana keskeisessä asemassa on ollut yhteisen ymmärryksen muodostuminen. Epäselvissä tilanteissa molemmat osapuolet varmistivat omalla toiminnallaan, että yhteisymmärrys saavutetaan. Coreplastin laatupäällikkö Sari Suomistoinen toteaa: "Alkuun tuntui, että käyttämissämme termeissä oli niin suuria eroja, että ne vaikeuttivat keskustelua. Oli kuitenkin hienoa huomata, että Konica Minoltalla oli aito halu ymmärtää toimintaamme ja he tekivät töitä sen eteen. Liikkeelle päästyämme minulle tuli vahva tunne siitä, että teimme oikean valinnan. Muutos perinteisestä verkkokansiorakenteeseen perustuvasta laatudokumenttien hallinnasta metatietoihin pohjautuvaan M-Filesiin oli suuri. Alun haasteista huolimatta, hommaan pääsi nopeasti kiinni, kun pääsi itse tekemään ja käyttämään ratkaisua", jatkaa Suomistoinen.

Coreplast Laitila kartoitti laadunhallintaan liittyvien haasteiden ratkaisemiseen soveltuvia vaihtoehtoja kevään 2018 aikana. "Konica Minolta ja M-Files -ratkaisu tarjosivat käyttöömme monipuolisuutensa ansiosta sen, mitä haettiin, eivätkä muut mukana olleet järjestelmät kyenneet samaan", toteaa Coreplast Laitila Oy:n toimitusjohtaja Mikko Toivonen. Coreplast otti käyttöön laadunhallintaratkaisun kesän 2018 aikana. Molemmat osapuolet ovat yhtä mieltä siitä, että yhteistyö on ollut tuottoisaa ja tulevaisuuden kehityskohteita odotetaan innolla. "Olemme tyytyväisiä alkaneeseen yhteistyöhön ja ratkaisun kautta saatuihin hyötyihin, minkä vuoksi olemme laajentaneet ratkaisua myös muun liiketoiminnan tarpeisiin", summaa toimitusjohtaja Toivonen.