Gronlund Palvelut Oy

Lähtötilanne

Gronlund Palvelut Oy halusi parantaa yrityksen eri dokumenttien löytämistä verkkolevyltä, sillä käyttäjät pystyivät hakemaan dokumentteja vain niiden tiedostonimien perusteella. Tämä oli ongelmallista siksi, että hakutulokset jäivät puutteellisiksi, jos käyttäjä ei tiennyt tiedoston nimeä. Dokumenttien hakeminen haluttiin tehokkaammaksi ja käyttöön lähdettiin etsimään hakupalveluratkaisua, joka hyödyntäisi haussa myös dokumenttien tekstisisältöjä ja metatietoja. 

Yritys kartoitti dokumentinhallintaratkaisujen tarjonnan ja päätyi Konica Minoltan dokoni FIND -ratkaisuun, sillä se vastasi yrityksen tarpeisiin parhaiten. 

Ratkaisu

Konica Minolta toimitti Gronlund Palvelut Oy:n verkkolevyihin kohdistetun nopean ja tehokkaan dokoni FIND -hakupalveluratkaisun. Aluksi asiakkaan ympäristö kartoitettiin perusteellisesti ja toteutettavaa hakuratkaisua pilotoitiin erilaisilla toteutusmalleilla. 

Aiemmin ainoastaan dokumentin nimellä haetut dokumentit pystyttiin nyt löytämään esimerkiksi dokumentin sisällön ja metatietojen perusteella. Ratkaisu mahdollisti erilaisten dokumenttien löytymisen myös samantyyppisen hakusanan perusteella – tämä ei ollut aiemmin mahdollista. 

Onnistunut käyttöönotto ja oikea ratkaisu antoivat yrityksen työntekijöillle tehokkaan hakuratkaisun. Keskitetyn hakuratkaisun käyttö on nopeaa ja helppoa sekä kaikkien käyttäjien hyödynnettävissä käyttäjäoikeuksien mukaan. Konica Minolta toimitti asiakkaalle myös palvelimen, johon hakupalvelu asennettiin. Palvelin liitettiin Konica Minoltan etävalvontaan ja ylläpitoon.

”Tämä on juuri se mitä me halusimme”, toteaa toimitusjohtaja Tiina Holopainen. Yritys arvosti erityisesti Konica Minoltan ratkaisukeskeistä lähestymistapaa ja juuri asiakastarpeeseen sopivan ratkaisun esittämistä. Kokonaiskustannus ja oikeanlainen ratkaisu olivat ratkaisivat sen, että Gronlund Palvelut valitsi Konica Minoltan ratkaisun.

Toimitusjohtaja Holopainen jatkaa: ”Tämän kaltaisella ratkaisulla Konica Minoltalla on erinomaiset edellytykset menestyä myös jatkossa ja varsinkin pk-sektorilla. Olen saanut palautetta työntekijöiltämme, että työnteko on ollut paljon helpompaa dokoni FIND -ratkaisun käyttöönoton jälkeen. Vanhatkin dokumentit löytyvät helposti ja nopeasti, eikä enää tarvitse yrittää arvailla erilaisia hakusanayhdistelmiä, joilla mahdollisesti etsittävä dokumentti löytyisi. Meillä on dokoni FIND jokapäiväisessä ahkerassa käytössä ja olemme erittäin tyytyväisiä lopputulokseen.”