Konica Minoltalta helppo ja kustannustehokas tulostamisen toimintamalli Vihdin kunnalle
Vihti on noin 29 000 asukkaan kunta pääkaupunkiseudun kupeessa. Asukkaita kuntaan vetää viihtyisä ja turvallinen asuinympäristö, sekä pääkaupunkiseutua edullisempi asumisen hintataso. Vihdin kunnan strategiassa todetaan, että kunta panostaa erilaisten sähköisten palvelujen kehittämiseen. Lisäksi kunta ottaa omissa toiminnoissaan huomioon ilmastonmuutoksen ja sen tuomat haasteet.
Uusi menettelytapa on selkeyttänyt ja helpottanut laitehankintoja ja ylläpitoa sekä vähentänyt huomattavasti kustannuksia ja työmäärää
Antti Luukkanen
Hallintosihteeri, Vihdin kunta
Vihdin kunnassa aloitettiin syksyllä 2014 tulostusympäristön kehittämisprojekti. Tulostavia laitteita on useimmissa Vihdin kunnan toimintayksikössä. Kunnanvirastoon ovat sijoittuneet hallinto, tekninen keskus ja ympäristökeskus. Kouluja ja päiväkoteja on yhteensä yli 30. Muita kunnan palveluja ovat esimerkiksi uimahallit, kirjastot ja nuorisotilat, joissa kaikissa on käytössä pääosin monitoimilaitteita. Aiemmin tulostimien ja monitoimilaitteiden hankinnat tehtiin hajautetusti eri yksiköissä, jolloin laitteita oli useilta eri toimittajilta, ja sopimukset olivat erilaisia.
Kehittämisprojektin tärkeimmiksi tavoitteiksi asetettiin tietoturvan ja tietosuojan parantaminen, tulostuspalvelujen - tulostus, skannaus, kopiointi - joustavuus jäykän rakenteen sijaan, sähköisten dokumenttien lisäys ja ympäristöystävälliset hankinnat sekä kustannussäästöt.
Vihdin kunnassa tulostusympäristön hankinnat tehtiin keskitetysti KL-Kuntahankintojen puitesopimuksen kautta. Kunta otti käyttöön keskitetyn turvatulostuksen, jossa henkilökohtaisia sekä työryhmätulostimia korvattiin keskitetyillä monitoimilaitteilla, jolloin ylläpidettävien laitteiden määrä selkeästi väheni. Monitoimilaitteiden ylläpito, huolto ja automaattiset tarviketoimitukset toteutettiin Konica Minoltan tarjoamana palveluna, jolloin kunnan it-tuki pystyy keskittymään tietohallinnon töihin tulostustuen sijaan.
Kuntahankintojen puitesopimuksessa turvatulostusratkaisu on valinnaisena palveluna. Vihdissä tietoturva on hoidettu toimittajien puolesta valmiiksi. Dokumenttien luottamuksellisuus ja tietosuoja-asiat varmistettiin turvatulostuksella – nyt tulosteiden tietosuoja säilyy, kun käyttäjät vapauttavat omat tulosteensa vasta laitteelta, eikä niitä unohdu luovutusalustalle tai joudu vääriin käsiin.
Ympäristöystävällinen ja kustannustehokas tulostus toteutettiin asettamalla oletusarvoksi mustavalkotulostus kaksipuolisena, hyödyntämällä turvatulosta, sekä sähköistämällä dokumenttien työnkulkuja eli skannaamalla dokumentit sähköisesti. Turvatulostus mahdollisti myös toimipisteiden välisen tulostuksen, jolloin papereita ei tarvitse kantaa mukana toimipisteestä toiseen.
”Uusi menettelytapa on selkeyttänyt ja helpottanut laitehankintoja ja ylläpitoa sekä vähentänyt huomattavasti kustannuksia ja työmäärää. Konica Minoltan modernit ja joustavat monitoimilaitteet ja palvelut ovat helpottaneet päivittäistä työskentelyä kunnassa merkittävästi”, toteaa Vihdin kunnan hallintosihteeri Antti Luukkanen.
Suurimmat kustannussäästöt syntyivät välillisten kustannusten - piilokustannusten - pienenemisestä. Piilokustannuksia syntyi muun muassa aikaisempien henkilökohtaisten tulostimien ylläpidosta, yksiköittäin hoidetuista laitehankinnoista, tarviketilauksista ja huoltokutsuista sekä kierrätyksestä. Näillä kustannussäästöillä oli huomattavasti suurempi merkitys kuin välittömillä laitehankintakustannuksilla.
”KL-kuntahankintojen sopimuksen mukaiset hankintahinnat ja ylläpito- ja huoltohinnat ovat erittäin kilpailukykyiset, ja koko tarjottava laitekanta on valmiiksi kilpailutettu. Kuntasektorin kokonaismäärä takaa meille edulliset laite-, ylläpito-, huolto- ja palveluhinnat”, kertoo Luukkanen.
Monitoimilaitteiden puitesopimuksen suosio on kasvanut tasaisesti. Kesäkuun 2016 alussa sopimukseen sitoutuneita organisaatioita on lähes 400. Asiakasmäärän kasvu kertoo myös Kuntahankintojen ja Konica Minoltan pitkäjänteisestä yhteistyöstä ja tehtyihin sopimuksiin tyytyväisistä asiakkaista. Asiakastyytyväisyysmittauksissa puitesopimus ja Konica Minoltan palvelukonsepti on saavuttanut jo usean vuoden ajan erinomaisen arvosanan.
”Huolellisen valmistelun avulla kilpailutuksesta pyrittiin rakentamaan sellainen, jonka kautta oli mahdollista saavuttaa kuntaorganisaatioiden tarpeeseen helppo ja kustannustehokas tulostamisen toimintamalli”, kiteyttää saavutettuun lopputulokseen tyytyväinen Kuntahankintojen hankintapäällikkö Tomi Holma.
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings